Kogo dotyczy RODO?
RODO dotyczy wszystkich podmiotów na terenie UE, które gromadzą, przetwarzają i wykorzystują dane osobowe osób fizycznych do celów swojej działalności. Należą do nich również wszystkie Wspólnoty Mieszkaniowe.
Czy wspólnota to administrator danych osobowych?
TAK – każda wspólnota jest administratorem danych osobowych . Na każdego administratora danych osobowych nałożone są obowiązki związane z ochroną danych osobowych.
Sulechowskie Przedsiębiorstwo Komunalne „SuPeKom” Sp. z o.o. z siedzibą w Sulechowie przy ulicy Poznańskiej 18 jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe na podstawie umowy ze Wspólnotą.
„SuPeKom” Sp. z o.o. dokłada wszelkich starań, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z prawem i było bezpieczne.
Szczegółowa specyfikacja celów przetwarzania danych osobowych we Wspólnocie
- Prowadzenie korespondencji wynikającej z realizacji Ustawy o własności lokali, m.in.:
- przekazywanie materiałów na zebranie w tym zaproszenie/zawiadomienie, projekty uchwał i dokumenty dodatkowe; udzielanie pełnomocnictw do reprezentacji na zebraniu i we wspólnocie,
- przekazywanie wszelkich dokumentów związanych z głosowaniem uchwał, tj. dystrybucja kart do głosowania, przesyłanie materiałów związanych z prowadzonym głosowaniem i podejmowanie czynności związanych z głosowaniem, przesyłanie zawiadomień o stanie głosowanych i/lub podjętych uchwał oraz treści uchwał,
- przekazywanie zawiadomień o terminach spotkań z Zarządem oraz dystrybucja materiałów związanych ze spotkaniem oraz dotyczących ich postanowień i realizacji; protokoły i notatki ze spotkań Wspólnoty/Zarządów,
- przekazywanie informacji dotyczących realizacji działań wynikających z obowiązujących uchwał i decyzji Zarządu,
- przekazywanie informacji wynikających z dokumentów księgowych jak również samych dokumentów – zawiadomień, kartotek, rozliczeń mediów, sald, itp.
- Prowadzenie korespondencji wynikającej z realizacji obowiązujących aktów prawnych innych niż Ustawa o własności lokali – Prawo budowlane, Rozporządzenie Min. Gospodarki w sprawie prawnej kontroli metrologicznej przyrządów pomiarowych Infrastruktury , Ustawa o rachunkowości, in.) m.in.:
- przekazywanie informacji dotyczących liczby osób zamieszkałych w lokalu na potrzeby składanych deklaracji „śmieciowych” i podatkowych,
- przekazywanie oraz składanie informacji wymaganych w umowach związanych z procesem zabezpieczenia roszczeń wynikających z praw rękojmi (umowy cesji praw) oraz ewentualnego postępowania sądowego wszczętego w przedmiotowej sprawie na podstawie odrębnie podjętych uchwał Wspólnoty,
- prowadzenia działań windykacyjnych (upomnienia, wezwania do zapłaty), pozwy sądowe/sprawy sądowe, wezwanie do zapłaty, potwierdzenie salda; rozliczenia mediów i inne dokumenty księgowe,
- przekazywanie informacji o terminach przeglądów i kontroli, wymianie urządzeń pomiarowych oraz informacji dotyczących wniosków z ich wykonania lub indywidualnych wezwań do ich realizacji i innych zaleceń.
- Prowadzenie bieżącej korespondencji administracyjnej mającej na celu aktualizację informacji oraz łatwiejszą obsługę i realizację spraw dotyczących Właścicieli m.in.:
- przesyłanie informacji o naruszeniu zapisów obowiązujących uchwał,
- przesyłanie informacji o akcjach społecznych Wspólnoty, imprezach organizowanych przez Wspólnotę oraz akcjach charytatywnych,
- przesyłanie informacji dotyczących bieżących spraw osiedlowych (np. dostępności kontenera na gruz, choinki, odpady wielkogabarytowe, możliwości kontaktu z firmami obsługującymi osiedle, zbieraniu ofert, prowadzeniu przeglądów i napraw, możliwości i trybie zgłaszaniu usterek, ogłoszeń o wykonywaniu prac bieżących na terenie osiedla, awariach, zmianie kodów, programowania pilotów, planowanych przerwach i awariach w dostawie mediów, decyzji administracyjnych, konieczności udostępniania części wspólnych do wyłącznego korzystania w tym komórek, miejsc garażowych na czas prowadzonych prac np. usuwania usterek/wad, dystrybucja newsletterów zawierających informacje dotyczące aktywności we Wspólnocie,
- prowadzenie ankiet/sondaży oraz zbieranie opinii w sprawach dotyczących Wspólnoty,
- przesyłanie informacji lokalnych np. z urzędu gminy/miasta.
- Przesyłanie druków i formularzy administracyjnych, m.in. w celu:
- aktualizacji danych kontaktowych,
- wyrażenia zgody na obciążenie konta Wspólnoty,
- wyrażenia zgody na przesyłanie korespondencji drogą elektroniczną (mail, sms i inne),
- zgłaszania usterek i nieprawidłowości,
- udzielenia pełnomocnictwa